BAZY DANYCH ACCESS

 

PRACA Z PROGRAMEM MS ACCESS

Access - wprowadzenie

Program ten jest narzędziem do tworzenia relacyjnych baz danych. Bazy danych zapisują dane w tabelach. Możesz wyszukiwać dane tworząc kwerendy, drukować zawartość tabeli, możesz wprowadzać dane posługując się formularzami. Access 2007 i następne w porównaniu z poprzednią wersją 2003, ma zmieniony interfejs użytkownika. Rozwijane menu wyświetla najczęściej używane elementy. W oknie bazy danych mamy możliwość tworzenia grup i umieszczania w niej różnych obiektów danej bazy.

Tworzenie bazy danych

Baza danych - jest zbiorem informacji związanych tematycznie lub ze względu na przeznaczenie, na przykład śledzenie zamówień klientów lub zarządzanie kolekcją płyt. Jeśli baza danych nie jest przechowywana na komputerze, lub tylko jej część jest na nim przechowywana, a śledzone są informacje z wielu źródeł, trzeba je samodzielnie skoordynować i zorganizować. Mamy dwie metody tworzenia bazy danych. Można utworzyć pustą bazę danych, a następnie dodać do niej tabele, formularze, raporty i inne obiekty. Alternatywnie można użyć ‘Kreatora baz danych’ do utworzenia w jednej operacji wymaganych tabel, formularzy i raportów dla wybranego rodzaju bazy danych — jest to najłatwiejsza metoda rozpoczęcia tworzenia bazy danych. Bez względu na wybraną metodę, po utworzeniu bazy danych można ją później modyfikować i dodawać dane.

Przy pierwszym uruchomieniu programu Microsoft Access automatycznie pojawia się okno dialogowe z opcjami tworzenia nowej bazy danych lub otwarcia już istniejącej. W oknie tym kliknij opcję ‘Kreatora baz danych’, a następnie kliknij przycisk OK. Po otwarciu bazy danych lub zamknięciu okna dialogowego, które jest wyświetlane podczas uruchamiania programu Microsoft Access, kliknij przycisk ‘Nowa baza’ danych na pasku narzędzi. Na karcie Bazy danych kliknij dwukrotnie ikonę odpowiadającą typowi bazy danych, która ma być utworzona. Podaj nazwę i położenie bazy danych. Kliknij przycisk Utwórz, aby rozpocząć definiowanie nowej bazy danych (baza zostanie zapisana na dysk. Ciąg dalszy to kreator tabel.

Tworzenie tabeli

Podstawą  jednostką/strukturą  bazy  danych  jest  tabela.  Tabela  jest  zbiorem  danych
dotyczących określonego tematu, na przykład produktów lub dostawców. Używanie osobnej tabeli dla każdego tematu oznacza, że dane przechowywane są tylko raz, co sprawia, że baza danych jest bardziej wydajna i zmniejsza ryzyko błędów przy wprowadzaniu danych. Dane w tabelach są zorganizowane w kolumny (nazywane polami) i wiersze (nazywane rekordami)

Aby  utworzyć  nową  tabelę  wybieramy  obiekt  tabele  w  oknie  głównym  bazy  danych.
Następnie  klikamy  opcję  „utwórz  tabelę  w  widoku  projekt”  lub  opcjonalnie  wybieramy kolejno „nowy”-”widok projektu”. W widoku "Projekt" tabeli można utworzyć całą tabelę od początku albo dodać, usunąć lub dostosować pola w już istniejącej tabeli. Przystępujemy do określenia typów pól w tabeli.

Do dyspozycji mamy następujące typy danych:
1.  Tekst –  pole umożliwia wpisanie tekstu  lub kombinacji tekstu  i  liczb,  lub też  liczb
które nie  będą podlegały obliczeniom. Znaki wpisujemy w  jednej  linii,  maksymalna
długość wynosi 255 znaków (w tym znaki spacji)
2.  Nota (memo) – pozwala wprowadzić tekst bez ograniczenia długości oraz linii (enter)
3.  Liczba – pole umożliwia przechowywanie liczb w rozmiarze od 1 do 16 bajtów
4.  Data/Godzina – umożliwia wprowadzać datę i czas
5.  Walutowy – umożliwia wprowadzać dane typu walutowego lub liczbowego
6.  Autonumerowanie  –  pole  przechowujące  liczby  unikatowe  tzn.  nigdy  nie
powtarzające się wartości. Dane wprowadzane są w kolejności rosnącej (skok co 1)
lub wartości losowo generowane.
7.  Tak/Nie  –  pole  przechowuje  dwie  alternatywne  wartości  prawda  lub  fałsz,  tak/nie,
włączone/wyłączone
8.  Obiekt  OLE  –  pole  umożliwia  przechowywać  obiekty  np.  skoroszyty  Excela,  pliki edytora, bitmapy, filmy itd.... 
9.  Hiperłącze  –  odnośnik,  ‘link”  do  innego  źródła  na  dysku  lokalnym,  otoczeniu
sieciowym lub w Internecie
10. Kreator odnośników – kreator umożliwiający zdefiniować pole pozyskujące dane z
innej tabeli, formularza, listy wartości przy użyciu listy wartości lub pola kombi.

Każdy typ danych można poddać dodatkowemu formatowaniu poprzez wybór odpowiednich opcji we właściwościach pola na zakładkach ogólne i odnośnik. Należy pamiętać iż aktualnie widoczne są właściwości aktywnego (zaznaczonego) pola.

Wśród właściwości (różne typy posiadają różne właściwości) można wyróżnić:
1.  Rozmiar  pola  –  umożliwia  określić  dokładną  liczbę  znaków  do  wprowadzenia  (1-
255), rozmiaru liczb itp.
2.  Format  pola  –  umożliwia  ustalić  (wybór)  formatu  danych  (np.  data  krótka,  data
długa)
3.  Maska  wprowadzenia  –  umożliwia  zdefiniować  sposób  i  format  wprowadzania
znaków.  Dla  przykładu:  #  nie  jest  znakiem  wymagalnym  który  można  zastąpić
dowolną  liczbą.  Maska  zdefiniowana  następująco:  (###)  ###-##-##  pozwoli
wprowadzić napis reprezentujący numer telefonu np (091) 480-95-15
4.  Tytuł  –  pozwala  ustalić  tytuł  pola  inny  niż  nazwa,  który  będzie  wyświetlany  dla
użytkownika
5.  Miejsce dziesiętne – domyślnie wartość „auto” – 2 miejsca, można ustalić w zakresie
od 0 do 15
6.  Nowe wartości – do wyboru przyrostowy (nowa wartość pola powiększona o 1) lub
losowy
7.  Wartość  domyślna  –  pozwala  na  automatyczne  wypisanie  zdefiniowanej  tutaj
wartości w nowych rekordach
8.  Reguła poprawności – pozwala zdefiniować wyrażenie sprawdzające wprowadzane
wartości do pola. Tylko te wartości będą mogły być wprowadzone do pola, których
wynikiem  sprawdzenia  będzie  prawda  np.  reguła  postaci:  >=0  dla  pola  długość
pozwoli wprowadzić do bazy te statki, których długość jest większa lub równa zeru
(zero  taktujemy  jako  np.  brak  danych).  Reguła  pozwoli  na  bieżąco  weryfikować
poprawność wprowadzanych danych.
9.  Komunikat  o  błędzie  –  pozwala  wprowadzić  komunikat,  który  zostanie
wygenerowany  przez  program  w  momencie  gdy  wynikiem  sprawdzenia  reguły
poprawności będzie fałsz
10. Zerowa długość dozwolona – ustalamy tak, lub nie
11. Wymagane – do ustalenia tak lub nie
12. Indeksowanie  –  wybór  nie/tak  bez  powtórzeń/tak  z  powtórzeniami.  W  przypadku
wyboru indeksowania program utworzy wewnętrzny indeks zliczający wprowadzane
wartości.  Narzędzie  to  pozwoli  na  sprawne  wyszukiwanie  danych,  może
wyeliminować wpisywanie duplikatów do bazy (indeksowanie bez powtórzeń)
 
Tabela  w  widoku  projekt  zawiera  kolumnę  opis.  Kolumna  ta  przeznaczona  jest  na
umieszczenie krótkich informacji na temat danego pola.

Ustawienie Klucza podstawowego (Primary Key)

Ostatecznie  pole  Id  na ogół oznaczamy  „kluczem  podstawowym”.  Przypomnijmy,  iż  klucz podstawowy  służy  do  jednoznacznej  identyfikacji  rekordów.  Aby  to  uczynić  klikamy  na ikonie „klucz podstawowy” lub wybieramy z menu podręcznego „ustaw klucz”.

Po utworzeniu tabeli z nazwami pól, można przystąpić do wprowadzenia danych do tabel.

Tworzenie relacji

 Po  zaprojektowaniu  różnych  tabel  dla  poszczególnych  tematów (dziedzin),  niezbędne  jest  powiązanie zawartych  w  nich  informacji.  Powiązanie  definiujemy  przy  pomocy  wskazania/utworzenia relacji  pomiędzy  nimi.  W  szczególności  relacje  tworzone  są  w  oparciu  o  wspólne  pola znajdujące  się  w  tabelach  łączonych  i  dopasowanie  w nich danych (na ogół jest to pole ID). W tym celu wybieramy z menu „narzędzia”- relacje  i  wskazujemy  ze  spisu  interesujące  nas  tabele.  Okno  ze  spisem  tabel  możemy  otworzyć  po  kliknięciu  na  ikonę  „pokaż  tabelę”

Relację  definiuje  się  przez  przeciągnięcie  pola  kluczowego  z  jednej  tabeli  do  pola kluczowego  w  drugiej  tabeli  (np. id  z  tabeli  pierwszej i  id z  tabeli  drugiej). W otwartym oknie zdefiniować możemy dodatkowo typ sprzężenia.

Typy relacji: 

   Relacja jeden-do-wielu
Relacja jeden-do-wielu jest najbardziej powszechnym typem relacji. W relacji jeden-do-
wielu rekord w tabeli 1 może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli 2, ale rekord w tabeli 2 ma tylko jeden dopasowany rekord w tabeli 1.
 
  Relacja wiele-do-wielu
W relacji wiele-do-wielu, rekord w tabeli 1 może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli 2 i tak samo rekord w tabeli 2 może mieć wiele dopasowanych  do  niego rekordów  z  tabeli  1.  Jest  to  możliwe  tylko  przez zdefiniowanie trzeciej tabeli (nazywanej tabelą łącza), której klucz podstawowy składa się z dwóch pól — kluczy obcych z tabel 1 i 2. Relacja wiele-do-wielu jest w istocie dwiema relacjami jeden-do-wielu z trzecią tabelą. 
 
  Relacja jeden-do-jednego
W  relacji  jeden-do-jednego  każdy  rekord  w  tabeli  zawinięcia  może  mieć  tylko  jeden
dopasowany rekord z tabeli 1, i tak samo każdy rekord w tabeli statki może mieć tylko  jeden  dopasowany  rekord  z  tabeli  zawinięcia.  Ten  typ  relacji  spotyka  się  rzadko, ponieważ  większość  informacji  powiązanych  w  ten  sposób  byłoby  zawartych  w  jednej tabeli. Relacji jeden-do-jednego można używać do podziału tabeli z wieloma polami, do odizolowania  długiej  tabeli  ze  względów  bezpieczeństwa,  albo  do  przechowania informacji odnoszącej się tylko do podzbioru tabeli głównej.

Zatwierdzamy dokonane ustawienia, następnie zamykamy okno relacji zapisując zmiany. Zadanie zostało zakończone.

Po uzupełnieniu danych przechodzimy do utworzenia formularza.

Formularze - podstawy

Formularz jest obiektem bazy Access, tworzonym w celu wpisywania danych do tabel, przeglądania i edycji rekordów. Ale nie tylko, formularz może sprawdzać poprawność wpisywanych danych, ich typ i format. Służą nam też jako panel sterowania do otwierania elementów naszej bazy danych i okno dialogowe do podejmowania różnych akcji np. drukowania.
Formularz składa się z elementów tła i tzw. formantów. Łącza między formularzem a jego źródłem rekordów tworzy się za pomocą obiektów graficznych nazywanych formantami. Najpopularniejszym typem formantu używanym do wyświetlania i wprowadzania danych jest pole tekstowe.

Sposoby tworzenia i modyfikacji formularzy:

• Autoformularz
• Widok projekt
• Kreator formularzy
• Arkusz danych
• Panel przełączania

Po wybraniu odpowiedniego sposobu tworzenia formularza można przystąpić do dostosowania jego wyglądu. W tym celu przełączamy się w menu na ‘Widok projekt”

Widok projekt

W tym widoku mamy możliwość wstawiania elementów w formularzu. Opcja nowy/widok projekt. Otwierając nowy formularz w widoku projekt widzimy tylko kawałek szarego pola z kratkami i nagłówkiem Szczegóły. W tym polu będziemy wstawiać elementy naszego formularza. No tak, ale potrzebujemy go jakoś nazwać. Potrzebujemy nagłówek i stopkę. Prawy przycisk myszy lub na pasku narzędzi Widok/nagłówek/stopka formularza.
Każdy z tych elementów nagłówek, szczegóły, stopka są sekcjami formularza. Aby zobaczyć wszystkie opcje dotyczące danej sekcji kliknij prawy przycisk myszy Właściwości lub szybko dwa razy na danej sekcji. Po prawej stronie zostanie wyświetlone okno z pięcioma zakładkami:
1.Format
2.Dane
3.Zdarzenie
4.Inne
5.Wszystkie
Aby zobaczyć właściwości całego formularza klikamy dwukrotnie poza sekcjami, na szarym polu bez kratek. To okno ma także wyżej wymienione zakładki. Zawartością tego okna najpierw się zajmiemy. Omówię zakładkę Wszystkie, ponieważ jak sama nazwa wskazuje, zawiera wszystkie opcje z pozostałych zakładek.

Wybrane opcje ‘Właściwości’:

Źródło rekordów - Formularz żeby działać musi pobierać dane z jakiegoś źródła. Źródłem mogą być jedna tabela naszej bazy, jak i kwerenda zawierająca pola z różnych tabel. Po wybraniu źródła pokazuje się okienko (lista pól) z wszystkimi dostępnymi polami. Jeżeli się nie pokaże znajdziemy ją na pasku narzędzi Widok. Przenosimy je na projekt formularza metodą przeciągnij i upuść.

Filtr - tu wpisujesz filtr, który zostanie automatycznie załadowany przy ponownym uruchomieniu formularza. Filtrowanie odnosi się oczywiście do gotowych formularzy. Przykładowy filtr: ((pracownik.[premia uznaniowa]=1000)) wyszukuje pracowników, którzy otrzymali premię uznaniową 1000 zł.

Uporządkuj według - wpisując tutaj nazwę pola, formularz przy ponownym otwarciu zawoła o wartość jaką chcemy znaleźć. Przykład: wpiszemy pole o nazwie premia, przy otwarciu zapyta się o wysokość premii. Wpiszemy 1000, znajdziemy dobrze opłacanego gościa i wszystko o nim.

Filtry dozwolone - wartości tak/nie. Wpisując tak zgadzamy się na użycie filtra.

Tytuł - wpisany ciąg znaków jest nazwą naszego formularza

Widok domyślny - wartości formularz pojedynczy, ciągły, arkusz danych. Sposób, w jaki ma się otwierać nasz formularz.

Formularz pojedynczy - po otworzeniu widoczne są pola jednego rekordu.

Formularz ciągły - przesuwając suwak pionowy widoczne są wszystkie wpisane rekordy.

Arkusz danych - wpisane rekordy są widoczne jak w tabeli.

Dostępne widoki - Mamy tu możliwość redukcji sposobu przeglądania. Opcje formularz, arkusz danych, oba.

•  formularz - zaznaczając tylko jako formularz, nie będziemy mogli przeglądać go w widoku arkusz danych.
• arkusz danych - będziemy mogli przeglądać tylko jako arkusz.
•  oba - standardowo ustawiona opcja, dostęp do każdego z widoków.

Wprowadzanie danych - Zezwolenie na dopisywanie rekordów. Opcje Tak/Nie.   

Typ zestawu rekordów - Dynamiczny lub Migawka. Dynamiczny z możliwością dopisywania, migawka do przeglądania wpisów.

Pozostałe opcje dotyczą wyglądu i obsługi formularza. Tak samo można zobaczyć właściwości każdej części formularza, jak i każdego elementu. Następna część to wstawianie formantów:

Elementy formularza - formanty

Potrzebny nam będzie przybornik, znajdziemy go w pasku narzędzi widok. Mamy tu 18 obiektów, zwane formantami, które możemy wstawić. Możemy też wstawiać obiekty bezpośrednio z listy pól metodą przeciągnij i upuść. Będą one takimi formantami, jakiego typu pole określiliśmy w tabeli. Standardowo jest to pole tekstowe.
Ale zacznijmy od tytułu dla naszej tabeli.

1.Etykieta - Zaznaczamy to pole w przyborniku i klikamy na miejscu gdzie chcemy coś zapisać. Otwiera się prostokąt w trybie do edycji. Wpisujemy tekst. Jeżeli tekst nie mieści się w polu możemy je rozciągnąć. Jeżeli chcemy zmienić czcionkę lub wielkość liter, możemy to zrobić na pasku projekt formularza dostępny w menu widok/paski narzędzi.

2.Pole tekstowe - Podstawowy element formularza. Zawiera dwa elementy, tytuł pola i pole, w którym będą wyświetlane informacje. Aby to pole spełniało swoja rolę musi pobierać informacje. Klikamy prawym przyciskiem myszy na polu z napisem niezwiązany, wybieramy właściwości. Ustawiamy źródło rekordów na zakładce wszystkie.

3.Grupa opcji - Aby przeprowadzić tworzenie grupy opcji, wcześniej zaznaczamy kreatora formantów. Przeprowadzi on nas przez dobieranie wartości, miejsce zapisu i wygląd formantu. Służy on do wyboru między konkretnymi wartościami. Np. zaszeregowanie pracowników wg. stawki.

4.Przycisk przełącznika, opcji, pole wyboru - związany jest z polami Tak/Nie lub do akceptacji danych wejściowych wprowadzanych w niezależnym oknie dialogowym. Prawy przycisk myszy Właściwości zakładka wszystkie, ustawiamy źródło rekordów.

5.Pole kombi - Każdy na pewno spotkał się z tym rodzajem pola, wybór opcji. Z prawej strony strzałka rozwijająca menu. Korzystając z kreatora możemy pobierać wartości z tabeli lub kwerendy, wybieramy potrzebne nam pola, formatujemy, wpisujemy nazwę i koniec. Możemy tez wpisywać samemu.

6.Pole listy - Opcje te same, co w przypadku pola kombi, to samo zastosowanie, inny wygląd. Pole z paskiem przewijania.

7.Przycisk polecenia - służy do dodawania przycisków wykonujących różne akcje związane z nawigowaniem miedzy rekordami, operacjach na rekordach np. dodawanie nowego, usuwanie. Operacje na formularzach np. otwieranie, zamykanie, drukowanie i wiele innych. Dodawanie - wybieramy akcję, ustawiamy wygląd przycisku (obrazek lub nazwa), dobieramy nazwę i gotowe. Przy dodawaniu przycisku można korzystać z kreatora lub go wyłączyć. W przypadku wyłączonego kreatora, akcję ustalamy we właściwościach przycisku - pole przy kliknięciu.
8.Obraz, związana i niezwiązana ramka obiektu OLE - ogólnie służy do dodawania grafiki i obiektów OLE do formularza. Obraz - dodajesz statyczną grafikę, po wstawieniu bez możliwości edycji obrazu. Związana ramka obiektu - odwołuje się do obiektów zapisanych w polu rekordu źródłowego. Np. seria zdjęć - przy przechodzeniu do kolejnego rekordu w ramce zmieniają się obrazki. Niezwiązana ramka obiektu - odwołuje się do zewnętrznego obiektu OLE. Np. Arkusz Excela jest wyświetlany w formularzu. Statycznie tzw. nie zmienia się przy przechodzeniu do innego rekordu.

9.Podział strony - związany jest z drukowaniem. Dzielimy stronę, część formularza poniżej miejsca, które zaznaczymy zostanie wydrukowane na oddzielnej stronie.

10.Karta - ten formant służy do tworzenia formularza, który będzie posiadał zakładki (karty). Do każdej karty możemy wstawiać inne formanty.

11.Podformularz/podraport - nasz formularz może zawierać w sobie inny formularz lub raport. Korzystając z kreatora wybieramy jakie dane ma zawierać podformularz. Czy ma korzystać z gotowego formularza, czy też z tabel, kwerend. Następnie wybieramy do niego pola, i wybieramy w jaki sposób ma się łączyć z formularzem w którym się znajduje.

12.Linia, prostokąt - może służyć jako podkreślenie istotniejszych informacji lub może dzielić formularz na sekcje.

14.Więcej formantów... – dla programistów VBA…

Kreator formularzy

Kreator zadaje szczegółowe pytania dotyczące źródeł rekordów, pól, układu i żądanego formatu, a następnie tworzy formularz na podstawie udzielonych odpowiedzi. W oknie naszej bazy wybieramy okno formularze. Do tworzenia nowego formularza wybieramy opcję utwórz formularz za pomocą kreatora lub przycisk nowy/kreator formularzy. Jako pierwsze ustalamy jakie pola, z jakiej tabeli, ma zawierać nasz formularz. Z przenoszeniem pól postępujemy tak jak w przypadku kreatora tabel tj. zaznaczone dostępne pole przenosimy strzałką > do okienka Wybrane pola. Następnie wybieramy układ formularza. Do wyboru mamy cztery opcje kolumnowy, tabelaryczny, arkusz danych, wyjustowany. Trzy pierwsze pokazałem przy tworzeniu autoformularza, a wyjustowany to układ pól jedno obok drugiego. MS ACCESS daje nam także do wyboru styl, wygląd tła i pól, następne okienko kreatora. Następnie ustalamy nazwę dla naszego formularza i co z nim chcemy zrobić - otworzyć czy modyfikować. I to tyle, formularz gotowy.

Tworzenie kwerendy

Kwerendy są obiektem baz danych zbudowanym z pól tabel lub innych kwerend. Pozwalają na różne sposoby oglądać, zmieniać i analizować dane. Można ich również używać jako źródeł rekordów dla formularzy, raportów i stron dostępu do danych. Wyniki kwerendy nazywane są dynasetami, czyli dynamicznymi zestawami rekordów. Zbiór jest dynamiczny gdyż zmienia się wraz ze zmianami kwerendy.

Mamy do dyspozycji oczywiście kreatory różnego typu kwerend, jak i widok projekt. Program Microsoft Access często może automatycznie utworzyć kwerendę, dzięki czemu nie trzeba jej tworzyć od początku. Projektowanie kwerend wymaga określenia, których tabel czy kwerend chcesz użyć jako źródła danych i ustalenia potrzebnych kryteriów.

Rodzaje kwerend które można wykorzystać do tworzenia zapytań w bazie:

• Wybierająca
• Krzyżowa
• Funkcjonalna
• Parametryczna
  

 Dobrą zasadą jest dla każdego zapytania tworzyć oddzielną kwerendę (nawet jeżeli zapytanie dotyczy tej samej tabeli). Wtenczas na większość pytań będziemy mieli gotowe odpowiedzi w formie  kwerend.  Przypomnijmy,  iż  dane  wyświetlone  można  dowolnie  edytować (modyfikacja, usuwaniem, dodawanie) i zaktualizowane w tabelach. Parametry zapytań mogą mieć różnoraką formę i wyróżniamy:

• stałe - konkretne  wartości. 
• możemy stosować znaki specjalne (* - zastępuje ciąg znaków, ? – zastępuje jeden znak).
• w polach typu  liczbowego/walutowego/data/godzina do formułowania zapytań stosować możemy  operatory  porównań  znane  np.  z  arkusza  kalkulacyjnego:  >,<,>=,<=,<>, operatorów porównania IS, LIKE oraz operatorów logicznych  AND, OR, NOT  a także wyrażenia  języka  Microsoft  Jet  SQL  np.  BETWEEN... AND.
• kwerenda  wybierająca  dodatkowo  dla  każdego  rekordu  może  wykonać obliczenia  w oparciu  o  dane  zawarte  w  poszczególnych  polach  rekordu.
• kwerenda  wybierająca  –  agregująca.  Kwerendy  mogą  wybierać  rekordy spełniających określone  kryteria.  Dodatkowo  wybrane  rekordy  mogą  być grupowane  wg  wartości znajdujących się w polach. Dla grup kwerenda dokonać dodatkowe wyliczenia.
  

Kwerenda  funkcjonalna  pozwala  na  wprowadzenie  zmian  w  wielu  rekordach  za  pomocą jednej procedury. Istnieją cztery rodzaje kwerend funkcjonalnych: usuwająca, aktualizująca, dołączająca i tworząca tabele.

Po utworzeniu kwerend można przystąpić do wykonania raportu.

Tworzenie raportów

Raport jak sama nazwa wskazuje jest wykazem, sformatowanym podsumowaniem zawartych w tabeli lub kwerendzie informacji. Przeznaczeniem raportów jest wydruk. Źródłem mogą być pola z różnych tabel i kwerend.

Autoraport

Autoraport można wykonać na podstawie jednej tabeli lub kwerendy. Do wyboru mamy dwie możliwości, Autoraport kolumnowy - wszystkie pola z danego źródła są w jednej kolumnie, Autoraport tabelaryczny - wydruk przypomina zawartość tabeli, każdy rząd to jeden rekord. Tworzenie zaczynamy od Nowy następnie wybieramy rodzaj kolumnowy czy tabelaryczny. Z listy wyboru poniżej wybieramy tabelę lub kwerendę na podstawie której utworzymy raport. I to tyle, modyfikacji wyniku możemy dokonać w widoku projekt (patrz wyżej)

Kreator raportów

Kreator raportów jest najszybszym sposobem stworzenia raportu zawierającego dane z kilku tabel lub kwerend. Ten kreator działa na tej samej zasadzie, co kreatory innych obiektów bazy MS ACCESS. Mamy w nim możliwość określenia układu pól jak i wyboru stylu.
Kreator raportów kolejne kroki - w oknie bazy danych wybieramy obiekt Raport wybieramy Nowy/kreator raportów. W pierwszym oknie dialogowym określamy źródło rekordów. Z różnych tabel i kwerend przenosimy interesujące nas pola strzałką do okna po prawej stronie. Kolejnym krokiem jest grupowanie rekordów, czyli wg. jakiego pola będą one widoczne w raporcie. Następne okno to kolejna możliwość grupowania wg. kolejnych pól. Rekordy możemy posortować na cztery możliwe sposoby, rosnąco lub malejąco. Następnie wybieramy układ drukowania, orientację kartki, pozioma, pionowa. Jest sześć gotowych układów z których możemy wybrać, możemy określić też justowanie raportu zaznaczając pole Dostosuj szerokość pola.... Dalej wybieramy z pośród również sześciu gotowych styli, czyli jest to formatowanie tekstu w raporcie. Określamy nazwę raportu i otwieramy wynik. Kreator daje nam również możliwość modyfikacji raportu w widoku projekt.

Raporty w ‘widok projekt’

Tworzenie raportów w ‘widok projekt’ niewiele odbiega od tworzenia w ten sam sposób formularzy. Określenie źródła i wstawianie formantów (elementów tj. pole tekstowe, etykieta itd.) odbywa się w ten sam sposób. Okno widoku projekt zawiera oprócz części szczegóły stopkę i nagłówek strony i raportu. Przejrzystość wykonanego raportu jest uzależniona nie tylko od rozmieszczenia formantów, ale także od tego prawidłowego posortowania i pogrupowania rekordów.

Zanim rozpoczniemy wstawianie elementów do raportu powinniśmy ustalić według jakich pól kryteriów chcemy przeglądać rekordy, do tego celu właśnie służy grupowanie menu widok/grupowanie i sortowanie. Ustalamy tu wg. którego pola chcemy grupować dane. Mamy możliwość grupowania wg. max. 10 pól. W każdym polu można sortować dane rosnąco i malejąco, zarówno tekst jak i liczby. Każdej grupie można określić pewne właściwości takie jak:

1. Nagłówek grupy - czy ma być widoczny w widoku projekt czy też nie.

2. Stopka grupy - jak wyżej

3. Grupuj według - określa sposób grupowania wartości. Dostępne opcje zależą od typu danych pola, według którego grupujesz. Jeśli grupujesz według wyrażenia, wyświetlane są wszystkie opcje dla wszystkich typów danych.

4. Przedział grupowania - zakres lub liczba znaków do grupowania. Dla pola typu data 2 (możliwość grupowania w 2-tygodniowe grupy), dla pola typu czas 12, dla pola tekstowego 3 (dla pierwszych 3 liter), dla pozostałych typów pól 1

5. Trzymaj razem - na jednej stronie wydruku nie zawsze mieszczą się wszystkie rekordy. W tym polu mamy możliwość ustawienia ile ma się na niej znaleźć. Czy cała grupa (opcja - całą grupę), czy zezwolimy na jej dzielenie (opcja - nie), czy też zezwolimy na wpisanie na końcu strony nagłówka następnej grupy z pierwszym rekordem, o ile się zmieści (opcja - z pierwszym szczegółem).

Po ustaleniu grupowania w oknie widoku pokażą nam się stopki i nagłówki grup, w te drugie przenosimy pola wg. których ustaliliśmy grupowanie. W części szczegóły znajdować się muszą formanty składające się na jeden rekord. A reszta to już tylko kosmetyka.

Makra (makropolecenia)

Makra służą do zautomatyzowania czynności, które będą wymagać większej liczby kroków. Access oddaje do Waszej dyspozycji narzędzie, pozwalające wybrać czynności, które makro ma wykonywać, a także ustalić kolejność, w jakiej te czynności będą następować. Możemy używać makr prawie do wszystkiego, włączając w to otwierania formularzy, drukowanie dokumentów czy uruchamianie innych aplikacji.

Dwa proste przykłady:

1. Otwarcie formularza w trybie dopisywania - przechodzimy Obiekty/Makra/Nowy. Otworzy się nam okno projektu makra, w polu akcja w liście wyboru zaznaczamy Otwórz Formularz. W polu Argumenty akcji wybieramy tryb danych dodawanie. W polu nazwa formularza wybieramy formularz który ma być uruchomiony przez nasze makro. Możemy też ustalić w jakim trybie ma nam to zrobić makro, do wyboru - formularz, widok projekt, podgląd wydruku, arkusz danych. Warunek WHERE i nazwa filtru dają nam możliwość określenia, jakie rekordy będzie zawierał otwarty formularz. Na koniec określamy jak ma wyglądać okno, normalnie czy jako okno dialogowe czy też w postaci zminimalizowanej (ikona), może też być niewidoczne (ukryty). Zapisujemy uruchamiamy.

2. Okno komunikatu przed zamknięciem obiektu - w nowym projekcie, z listy akcji wybieramy OknoKomunikatu. W Argumentach akcji wpisujemy komunikat jego tytuł, możemy dodać sygnał a także wybrać typ czyli ikonę wyświetlaną w tym oknie. Następne pole akcji zawiera polecenie Zamknij. W argumentach akcji możemy wybrać typ obiektu czy ma to być np. formularz czy tabela i wybrać nazwę. Możemy też zostawić to pole puste wtedy makro zamknie aktywne okno. W polu zapisz wybieramy czy Access ma zamknąć obiekt zapisując zmiany czy też nie lub czy ma pytać przed zamknięciem. Zapisujemy i uruchamiamy.
Możesz dodawać kolejne kroki do makra, klikając następną wolna komórkę Akcja i postępując tak jak poprzednio. Możesz uruchamiać makra przypisując je przyciskom formularza. W widoku projekt z przybornika wybierz przycisk polecenia bez włączonego kreatora (przycisk z różdżką i gwiazdkami). W właściwościach przycisku w zakładce zdarzenie przy kliknięciu z listy wybierz nazwę makra. Zmień nazwę przycisku klikając na nim dwa razy. Sprawdź działanie w widoku formularz.

 

PANEL STEROWANIA

 

Tworzenie formularzy sterujących

Formularze sterujące wykorzystuje się do ułatwienia nawigacji w bazie danych pomiędzy dostępnymi w systemie bazodanowym formularzami, kwerendami itp.

Zadanie: Wykonać formularz startowy, który będzie uruchamiał się automatycznie po załadowaniu bazy danych. Formularz winien umożliwiać prosty dostęp do przygotowanych formularzy służących do wprowadzania danych, kwerend służących do wyszukiwania oraz raportów.

Działania:

Podobnie jak inne obiekty formularz startowy można utworzyć wykorzystując zakładkę

Tworzenie – ‘Pusty formularz’. Idea budowy formularza startowego polega na umieszczeniu na nim przycisków służących do wybierania poszczególnych opcji. W ‘Widok projekt’ dostosowujemy formularz do założeń naszego projektu – tworzymy tytuł formularza zgodny z tematyką bazy danych. Dodajemy odpowiednie „logo”. Dodajemy odpowiednie przyciski dostępu do formularzy, raportów, drukowania, zamknięcia programu.

W opcji ‘właściwości’ ustaw formularzowi ‘Modalny’ –Tak;

‘Przyciski nawigacyjne’ – Nie.

Ustaw tworzony formularz jako startowy: Przycisk pakietu Office ->Opcje programu Access -> Bieżąca baza danych -> Wyświetl formularz

(wybierz formularz nazwa twojego formularza startowego).

To w zasadzie koniec. Baza danych z dostępem (panelem sterowania) jest gotowa do testowania. Sprawdź, czy po uruchomieniu pliku ‘accdb’ uruchamia się formularz startowy, czy jest prawidłowy dostęp do formularzy, raportów, wydruków oraz wyłączenia programu.

______________________________________________________________________________